Hoe richt je een vergaderruimte in?

Hoe richt je een vergaderruimte in?

Vergaderruimtes zijn een essentieel onderdeel van elke modernekantoorEn hoewel een correcte opstelling cruciaal is, kan een gebrek aan een goede indeling van de vergaderruimte leiden tot een lage deelname. Het is daarom belangrijk om rekening te houden met de zitplaatsen van de deelnemers en de locatie van eventuele audiovisuele apparatuur. Er zijn verschillende indelingen te overwegen, elk met een ander doel.

Verschillende indelingen van vergaderruimtes

Theateropstelling vereist geen tafels, maar rijen stoelen die naar voren gericht zijn (net als in een theater). Deze zitopstelling is geschikt voor vergaderingen die niet te lang duren en waarvoor geen uitgebreide aantekeningen nodig zijn.

Boardroomstijl is een klassieke vergaderzaal met stoelen rond de centrale tafel. Deze stijl is perfect voor korte vergaderingen met maximaal 25 personen.

De U-vormige opstelling bestaat uit een reeks tafels in een U-vorm, met stoelen langs de randen. Dit is een veelzijdige opstelling, omdat elke groep een tafel heeft om aantekeningen te maken, perfect om de dialoog tussen het publiek en de spreker te vergemakkelijken.

Een hol vierkant. Om dit te doen, plaatst u de tafel in een vierkant zodat de spreker ruimte heeft om tussen de tafels te bewegen.

Indien mogelijk is het het beste om ruimte te hebben om te wisselen tussen verschillende indelingen voor verschillende soorten vergaderingen. Mogelijk vindt u zelfs dat een minder traditionele indeling beter past bij uw bedrijf. Probeer de meest comfortabele indeling te vinden om een ​​goede deelname te stimuleren wanneer dat nodig is.

Apparatuur en gereedschappen voor de vergaderruimte

Hoe spannend het visuele aspect van het kiezen van een nieuwe vergaderruimte ook kan zijn, het gaat om wat de ruimte moet doen.

Dit betekent dat alle benodigde apparatuur beschikbaar en in werkende staat moet zijn. Van het controleren of niet-technische hulpmiddelen zoals whiteboards, pennen en flipovers werken en gebruiksvriendelijk zijn, tot het beschikbaar stellen van audiovisuele conferentieapparatuur en het gereed maken om deze in te schakelen wanneer de vergadering begint.

Als uw ruimte groot is, kan het zijn dat er in het ontwerp van het kantoor geïnvesteerd moet worden inmicrofoonsen projectoren om ervoor te zorgen dat iedereen kan horen, zien en deelnemen. Het is ook een goede overweging om ervoor te zorgen dat alle kabels netjes en opgeruimd blijven, niet alleen vanuit visueel oogpunt, maar ook vanuit organisatorisch, gezondheids- en veiligheidsperspectief.

Akoestisch ontwerp van vergaderruimtesom

Het kantoorontwerp moet een vergaderruimte bevatten die er mooi uitziet, maar de geluidskwaliteit in de ruimte moet ook goed zijn. Dit is vooral belangrijk als er veel vergaderingen plaatsvinden via de telefoon of videoconferentie.

Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat uw vergaderruimte een goede akoestiek heeft. Eén manier om dit te bereiken is door ervoor te zorgen dat uw vergaderruimte zoveel mogelijk zachte oppervlakken heeft. Een kleed, zachte stoel of bank kan de galm die de audio kan verstoren verminderen. Extra decoraties zoals planten en plaids kunnen echo's verminderen en de gesprekskwaliteit verbeteren.

Natuurlijk kunt u ook kiezen voor audioproducten met een goede ruisonderdrukking, zoals hoofdtelefoons met ruisonderdrukking en een speakphone. Dit soort audioproducten kan de audiokwaliteit van uw conferentie garanderen. Door de epidemie van de afgelopen jaren is online vergaderen steeds populairder geworden, waardoor uitgebreide vergaderruimtes essentieel zijn geworden.

Het is een verbeterde versie van een vergaderruimte, omdat deze niet alleen fysieke ruimte moet bieden aan deelnemers, maar ook vergaderingen met collega's op afstand mogelijk moet maken. Net als vergaderruimtes variëren algemene vergaderruimtes in grootte, maar vereisen ze allemaal gespecialiseerde conferentieapparatuur, afhankelijk van het aantal deelnemers. De laatste jaren is het steeds gebruikelijker geworden om geïntegreerde vergaderruimtes te hebben voor specifieke vergaderplatforms die bedrijven gebruiken, zoals Microsoft Teams Rooms.

Met de hulp van Inbertec hebben we audio- en video-oplossingen gevonden die geschikt zijn voor elke vergaderruimte. We bieden een reeks vergaderapparatuur die geschikt is voor vergaderruimtes - van draagbareruisonderdrukkende hoofdtelefoonstot videoconferentieoplossingen. Ongeacht de setting van uw vergaderruimte, Inbertec kan u de juiste audio- en video-oplossingen bieden.